IPI Journal

Das Pressehaus Stuttgart startete bereits im Jahr 2005 das Projekt „Masterplan“. Zielsetzung war die Erstellung eines Redaktionsplanungssystems auf Basis des Microsoft SharePoint Servers, das sowohl zu einer effizienteren Planung von Aktivitäten als auch zu einer engeren Zusammenarbeit der Ressorts führen sollte. Nachdem die Projektergebnisse mit zwei vorhergehenden SharePoint-Partnern nicht zufrieden stellend ausfielen, entschieden sich die Verantwortlichen Anfang 2007 nach einem ausführlichen Auswahlprozess für die Zusammenarbeit mit der IPI GmbH. Gemeinsam wurde das Projekt „Masterplan“ endgültig umgesetzt. Im September 2009 wurden der Lösung weitere Funktionalitäten hinzugefügt. Die Stuttgarter Zeitung arbeitet flächendeckend in allen Ressorts mit der Masterplanlösung.

Fabian Vetter ist der zuständige Ansprechpartner und Projektleiter für die Umsetzung der Lösung. Matthias Schmidt ist der Chef vom Dienst der Stuttgarter Zeitung.

Herr Vetter, Herr Schmidt, wir haben bei Ihnen das „Masterplan“-Projekt auf Basis von SharePoint realisiert. Welche Funktionen von SharePoint waren dabei ausschlaggebend, dass Sie sich für diese Technologie entschieden haben?

Fabian Vetter: Microsoft SharePoint bot von allen möglichen Lösungen die breitesten Anwendungsmöglichkeiten. So konnten wir uns mit der Anschaffung eines Servers für das gesamte Haus neben der Umsetzung unserer Ideen für die Planung in der Redaktion viele weitere Möglichkeiten offen halten, wie etwa die Einführung eines großen Intranets, die Umsetzung von BI-Lösungen oder das Webhosting unserer Internetseiten.

Und was waren die ausschlaggebenden Gründe, Ihr Projekt gemeinsam mit dem Partner IPI umzusetzen?

Fabian Vetter: Wir hatten vor der IPI andere SharePoint Partner, mit denen wir das Projekt in 2005 auf Basis von MOSS 2003 gestartet hatten. Verschiedene Umstände führten hier dazu, dass eine Zusammenarbeit nicht mehr möglich war. So mussten wir uns nach einem neuen Partner umsehen. Zur Qualifizierung haben wir ein Benchmark gemacht, bei dem drei Anbieter verglichen wurden, darunter auf Empfehlung von Microsoft auch die IPI. Als Auswahlkriterien zählten vor allen Dingen Hard Facts wie der Microsoft Partnerstatus, vorhandene Referenzen, die Mitarbeiterzahl, die Anzahl bisher umgesetzter SharePoint Projekte sowie die generelle Erfahrung in diesem Bereich. Für die IPI sprach aus unserer Sicht vor allem die Ausrichtung auf mittelständische Partner, durch die wir als kleineres Haus uns eine bessere Betreuung erwarteten.

Welche Funktionen schätzen Sie besonders an Ihrer Lösung?

Fabian Vetter: Die zentrale Lösung für uns ist sicherlich die „Masterplan“ Funktionalität, die ja auch den Anstoß für die Entwicklung einer SharePoint Lösung gab.

Wie zufrieden sind Sie mit dem Qualitätsstandard der IPI GmbH?

Matthias Schmidt: Die Partner, mit denen wir vorher zusammen gearbeitet hatten, verfügten über keinerlei transparentes Qualitätsmanagement. So wurden Anforderungen fehlerhaft umgesetzt und ausgeliefert, die wir dann bei uns testen mussten bevor sie implementiert werden konnten. Das führte natürlich zu langwierigen Prozessen, bis bestimmte Funktionalitäten in Echtzeit lauffähig waren. Bei der IPI hat man deutlich gemerkt, dass hier zwischen der Entwicklung und der Auslieferung einer Funktionalität stets interne Testmechanismen ausgeführt wurden. Auch die Einschätzung der IPI Experten, welche unserer Wünsche technisch umsetzbar sind und welche nicht, waren stets zuverlässig. Die ständige Verfügbarkeit des Projektleiters sorgte für eine hohe Zuverlässigkeit in der Kommunikation und Koordination im Projekt.

Wie beurteilen Sie die Beratungskompetenz der IPI GmbH?

Matthias Schmidt: Wie bereits erwähnt, war der Projektmanager der IPI stets im Projekt involviert und konnte daher auch jederzeit gut beraten, wie am besten weiter vorgegangen werden sollte. Durch die hohe Projekterfahrung konnte er auch in kritischen Situationen, beispielsweise wenn ein Termin nur mit Risiko zu halten war, umfassend beraten, so dass wir immer die für uns richtige Entscheidung treffen konnten. Zusätzlich haben alle beteiligten IPI Experten einen hohen Einsatz gezeigt, um vorgegebene Termine zu halten. Insgesamt lief das Projekt sowie die Umstellung damit nahezu reibungslos ab.

Sie haben das Mitarbeiterportal im Einsatz. Wie wird dies aktuell genutzt?

Matthias Schmidt: Bei der Stuttgarter Zeitung ist der „Masterplan“ in allen Ressorts im Einsatz und wird umfassend für die Planung genutzt. In Redaktionssitzungen kann mittlerweile vorausgesetzt werden, dass jeder Teilnehmer zumindest die wichtigsten geplanten Themen bereits kennt, weil er sich vorher im „Masterplan“ darüber informieren konnte.

Welchen messbaren Nutzen haben Sie aus dem Projekt?

Matthias Schmidt: Der Nutzen der Lösung ist für uns nicht in Zahlen messbar. Dieser ergibt sich für uns aus der Zeitersparnis und der Möglichkeit, Ressourcen besser zu verplanen. Vor allen Dingen wird sinnvoll nutzbare Konferenzzeit gewonnen, die wir früher auf die grundsätzliche Vorstellung und Besprechung von Themen verwendet haben. Das führt zu einer wichtigen Produktivitätssteigerung vor allen Dingen im Wettbewerb zu den neuen Medien wie dem Internet. Auch Absprachen können besser getroffen und doppelte Arbeiten damit vermieden werden. So kommt es nun nicht mehr vor, dass mehrere Ressourcen aus verschiedenen Ressorts den gleichen Termin wahrnehmen.

Welche Potentiale sehen Sie noch für Ihr Unternehmen?

Fabian Vetter: Momentan testen wir die Möglichkeiten der Einbindung von Web 2.0 Funktionalitäten wie beispielsweise Voice over IP. Im Collaboration-Bereich sehen wir noch viele Möglichkeiten, die wir prüfen möchten. Auch das Thema Dokumentenmanagement ist für uns interessant.

Wir bedanken uns herzlich bei Herrn Schmidt und Herrn Vetter von der Stuttgarter Zeitung/dem Pressehaus Stuttgart für dieses Interview!